Todo el mundo conoce y practica a diario las funciones básicas del correo que nació de Google hace 21 años. Enviar correos, leer los recibidos, responder, adjuntar un archivo, incluso poner en copia a terceros. Pero a lo largo de las dos décadas de historia de esta plataforma, la multinacional ha ido implementando funciones que permiten mejorar la experiencia de usuario. Son trucos que no todo el mundo conoce y que harán que ahorres mucho tiempo.
1. Deshacer envío
En muchas ocasiones te habrás dado cuenta de que has enviado un correo electrónico incompleto o se te ha olvidado, por ejemplo, adjuntar un archivo al que haces referencia en el texto. Esto tiene solución, y no es tan obvia como enviar otro correo. Aunque eso sí, tenemos poco tiempo para llevar a cabo este truco. Gmail permite deshacer el envío en los primeros cinco segundos tras darle a enviar. Cuando enviamos un correo abajo aparece un mensaje con el texto “Mensaje enviado”, y a su lado, aparecen dos opciones: ver ese mensaje o deshacer el envío.
El tiempo configurado para estas opciones de forma predeterminada es de cinco segundos, pero puede alargarse en la configuración hasta treinta segundos.
2. Programar los envíos
Esta es una de las funciones más útiles si lo que nos interesa es que el destinatario reciba el correo en un momento determinado en el que no vamos a poderlo enviar. Y Gmail pone solución a esto. Podemos dejar preparado un correo y seleccionar la hora a la que llegará a la bandeja de entrada del receptor del mensaje.
Para programar un envío solo hay que escribir el correo tal y como lo hacemos siempre. Pero en vez de pulsar en enviar, pulsaremos en la flecha que hay justo al lado de ese recuadro, así aparecerá el botón para programar envío. Esa es la forma para elegir la fecha y hora a la que saldrá el envío. Además, se creará una carpeta con todos los programados por si queremos modificar la fecha a la que saldrán o cancelarlo.
3. Modo confidencial
Este modo es muy útil porque permite enviar mensajes que se autodestruirán después de un tiempo. Además, permite crear una contraseña para acceder a la información de un determinado envío.
Para activar este modo hay que seleccionar, dentro de las opciones de envío, el modo confidencial o activar el icono en el que aparece un candado. Se desplegará una ventana emergente para seleccionar dentro de cuanto tiempo se eliminará ese correo de la bandeja de entrada del receptor. El tiempo mínimo es una semana y el máximo son cinco años. Por otro lado, podremos configurar la contraseña que deberá recibir el destinatario por SMS para poder abrir el contenido.
4. Respuestas automáticas
Las respuestas automáticas son una herramienta útil para gestionar un gran volumen de correos, ya que permiten informar al remitente que su mensaje ha sido recibido y que será respondido más adelante con detalle. También son especialmente prácticas cuando se está de vacaciones o de baja.
Para activarlas, es necesario acceder al apartado de “Configuración” y seleccionar la opción de “Respuesta automática”. Una vez habilitada, se deben especificar las fechas en las que se estará ausente y redactar un mensaje personalizado que se enviará durante ese periodo.
5. Etiquetas
Las etiquetas sirven para organizar los correos de forma más ordenada y facilitar su consulta. Son palabras clave que otorgamos a determinados correos para dividirlos por categorías. Para crear una nueva, hay que ir a “Configuración”, acceder al apartado “Etiquetas” y seleccionar la opción “Crear etiquetas”.